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企业及行业活动成功举办的六大关键

来源:未知 2011-04-28 12:00:02| 查看:

    俗话说,细节决定成败。对于一场活动来说,所有细节的成功才能构成整场活动的成功。而某个或多个细微环节的失误都可能使整场活动效果大打折扣。在参与2011第七届中国家居业总裁(三亚)论坛系列活动的策划与执行中,我们发现极易出现问题的六个关键节点,在这里结合活动执行中的经验与教训,与广大同仁共鉴。

    关键一:提前确定活动时间与地点,给活动筹备预留充足时间

    一场活动确定日期、地点等核心方案时,不能太晚,原则上应提前两个月以上,并及时通过发通知、快递、传真等方式告知相关企业。因为,企业接到邀请函后,还需要协调出席人员的日程,而活动主办方也需要筹备相关接待事宜。

    我们在筹备本次三亚活动时,由于跟合作方的协调问题,在前期出现了变更活动时间及地点的情况,导致向企业发了两次会议通知,导致活动前期准备时间较短,一定程度上影响了活动的开展效果。

    在确定行业年会等大型活动时,我们建议举办时间应尽量靠前,最好在12月份,而不要安排在1月举行,因为1月份是企业年会、经销商会议的密集举办时期,容易形成日程上的冲突。另一方面,因为年底各商协会、各大媒体评奖活动较多,企业年度评奖预算有限,企业常常先入为主,越往后举办的评奖活动,企业参与热情和精力也会越低。

    关键二:在与合作方共同主办活动时,应分清主次关系,确立主导地位

    目前,大型活动由两家乃至多家机构联合主办的趋势越来越多。双方合作的初衷都是企望整合双方的各项资源,产生1+1〉2的强强联合效应。但如果不能妥善协调、处理双方在活动中的定位与分工,合办活动还可能产生负的组合效应。

    在大型活动中,恰当且可行的做法是将活动中的重点环节进行有效分解,由一方主负责。形成整体活动双方合作、具体活动分工负责的良好合作机制,避免因职责交叉或互相推诿导致的活动组织混乱现象,从而保证活动的效果。

    关键三:活动接送机应统筹安排,重要嘉宾应专人全程服务

    首先,要使嘉宾联系表随时更新,保证接送机信息为最新、最准确的信息。根据经验,在活动接机中,不应以人为序,而应以时间为序,这样接送机更为方便、高效。

    接送机每个流程都由专业固定负责,防止负责人临时变换,影响上下方接口人的及时沟通。负责接待的人员应保持及时的沟通,各个环节应及时衔接,比如接机人员在接到嘉宾后,应及时通知安排下一流程接口人安排酒店住宿与房间。

    重要嘉宾的接待工作是会务接待的重中之重,它直接影响着活动的最终成效。一旦重要嘉宾对会务接待不满意,将形成及其恶劣的社会影响。因此,重要嘉宾应打破常规,由专业负责接待。具体到住宿、饮食、出行等都需全程服务,让重要嘉宾切身体会到服务的无微不至,对活动组织方产生良好的印象。

    关键四:活动中演讲嘉宾贵精不贵多,演讲主题应反映行业热点与难点问题

    演讲嘉宾宜少且精。演讲嘉宾应是国家有关部门、知名企业家、行业资深人士、知名专业学者等重量级人物。一般一场论坛的演讲嘉宾以2-3人为宜,因为演讲嘉宾过多,容易引起听讲人“疲劳”,也易出现演讲人水平层次不齐的现象,从而影响论坛整体水平。

    演讲主题的选择应该贴合行业热点、难点,就企业及行业发展普遍关心的问题展开分析,探寻解决之道,给与会人士切切实实的“好处”。

    关键五:对话环节应强调行业性,嘉宾对话应不受限制、保证深入和全面

    嘉宾对话环节,应强调行业主题,而不要办成以企业为主体的答谢会或招商会。论坛主持人应引导对话嘉宾开诚布公、畅所欲言,对大家普遍关心的问题展开深入讨论,对行业现状及趋势进行深度总结。

    在嘉宾对话中,论坛主办方应保持公平、公正与中立的立场。不参与嘉宾之间的争论,但要引导嘉宾的言论,防止恶意攻击等现象的发生。

    关键六:晚宴应细化流程,实行专人负责制,确保各个环节万无一失

    晚宴涉及面广,极易出现冷场、链接不畅、次序混乱等情况。因此,晚宴策划与执行务必要深入细致。在时间及条件允许的情况下,最好在正式晚宴前一至两天彩排一次,锻炼团队、发现问题及时化解。

    晚宴活动执行人员应分工明确,严格执行专人负责制。节目单与晚宴流程表应音响师、主持人、演艺公司领队、晚宴负责人人手一份。

    主持人对接、节目串场、酒水供应、礼仪小姐等重要环节都需由专人全程跟进。并且,主办方还需预留至少一名机动人员,负责各方联络,并在某个环节需要协助时及时增援。

    会务无小事。一场成功的活动,势必是全体会务人员精诚合作、用心服务的结晶。即使这样,在活动中,仍会出现这样那样的小失误或者不足。这需要我们充分总结经验与教训,在实践中不断完善活动策划与执行,使活动一次比一次出色,一次比一次完美。

 

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